少しだけ自社のサービスに関連する視点についてお話すると、このメモは、Google検索「効率的なミーティング」や「効果的なミーティング」で、ずっと上位（1ページ目10位以内）にいたけど、さすがに何年も放置しておくと検索からの評価も落ちる。さらに、最近見た記事で以下引用したような会議ついて刺激的な内容があったので、それについてふれてみたい。
意外と重要！
ミーテンィグの基本（効率化）
以下の引用した記事を読んでみて、「会議に遅れてくるヤツは、だらしなくいい加減なヤツ」という自分の認識を大きく反省。実際に、会議だけでなく、何かと遅れる（飲み会食とか）輩はいて、顧客先にも遅れてくる、これはホントだらしなくいい加減な輩だけど、たしかに社内の会議って会議を「スケジュールする」「予約する」システムでは、15時～16時といった、きっかり時間で区切られている（正しくは「いた」今はどうかは不明）。
この為、会議が連続してある場合、多くケースで会議室間の移動時間の関係から、次ぎの会議には数分から5分ほどの遅れが発生する。
余談：Googleカレンダーの終わり時間が、50分とか25分になったのはこういった理由からなのかと、いま気がついた。2018年あたりから、Googleカレンダーではこの時間刻みなっていた。
会議に「いつも遅刻してくる人」が組織を崩壊させていく納得の理由より抜粋
「会議が時間通りに始まらない組織」会議の開始時間に参加者が集まらない。毎度ギリギリまたは開始時間が過ぎてから会議室に駆け込む（オンラインミーティングであれば「ログイン」する）。それが日常の景色になっている企業は少なくないようだ。
（中略）
会議が時間通りに始まったためしがない、時間より早く終わったためしがない。そう聞くと「だらしない人たち」「時間にルーズな人たち」と思いがちだが、決してそうとは限らない。
- 皆まじめで、時間ギリギリまで熱心に話し合う
- そこに会議室間の移動が加わる
- その結果、次の会議の開始が遅れてしまう
- それにともなって終了時間もズレこむ
- 次の会議の開始が遅れる
会議を運営するための仕組みや制約が遅刻の常態化を助長している可能性もある。
- システムの都合で、会議室が30分や60分単位でしか予約できない
- おのずと会議が60分刻みで設定される
- 移動時間を考慮せず、立て続けに会議が設定される
この連鎖をどこかで断ち切れば、あなたの職場でも時間通りに始まり、場合によっては時間より早く終わる会議を習慣化できる
そこで、上記と同じ引用元で、改善策として、
会議に「いつも遅刻してくる人」が組織を崩壊させていく納得の理由より抜粋
会議は何となく60分で設定されていることが多い。その状態で会議が詰め込まれると、毎時ゼロ分に前の会議の終了と次の会議の始まりがかち合うことになる。移動の必要がある場合、到底次の会議の開始時刻に間に合うはずがない。
もちろん、会議を立て続けに入れない工夫も大事だが、なかなかそうもいかない場合もある。そこで、「会議時間＝60分」の常識を捨てよう。
確かに！以前このメモで提案（以下にあります）した「会議は30分に」とは意味が違う！まさにです！！30分会議の場合は25分で終了できる取り組みにすべき。さらに、もっとささったのは、「開始前に一席設ける」
会議に「いつも遅刻してくる人」が組織を崩壊させていく納得の理由より抜粋
参加者が早めに会議に参加したくなる、そのためのひと工夫を凝らしてみるのもよい。
たとえばあなたが会議開始5分前くらいに入り、そこで会議の議題とは直接関係のない有益な情報を提供したり、悩み相談に乗る。または楽しい雑談をする。場を温める目的で「最近、手品にハマってまして……」と趣味の話をするなどもアリだ。（中略）
遅れてきた人は、すでに盛り上がっている、温まっている、有益な会話がされている場を見て、少しの疎外感と「自分ももっと早くくればよかった」と後悔を感じるだろう。そこから会議前の一席を楽しむために、あなたの参加する会議には早めに参加する人が増えるかもしれない。
記事にある「一席」とはいかないまでも、雑談・余談レベルの何か前説は重要ですね！
ホリエモン「2035 10年後のニッポン ホリエモンの未来予測大全」でも、オフライン最高として「たかが雑談を侮るなかれ。お互いを高め合うことできるメンバーがそろっていると、むしろ雑談から光るアイディアが生まれる。」としている。まさに、昨今のオンラインミーティングは便利になって効率化はできたけど、オンラインの雑談や余談って、ホントに扱いが難しく、盛り上がらないを体感している人も多いのではとおもう。
時間ばかりがだらだら経過してしまうミーティング、1日の大半が会議やミーティングでつぶれる、なんて発言を聞いたことはありませんか？これは企業・個人にとって大きな損失なのです！
効率的な会議、決して、会議中に余計な話をしてはいけない、無駄な話をするな、という意味ではありません！無駄な話やくだらない話は内容の程度もありますが重要です。場を和ませる意味で重要だったりしますし、場が和む事で発言しやすい環境は、とても重要です。また、いざ「くだらない会話をしてください」といわれても、実行するには、思ったよりハードルが高いのです。
ここでは、効率的で良い感じな業務の為のミーテンィグの方向感や時間のとらえ方の一つとして提案します。まず、会議の種類を決めましょう。どこを着地点とした会議にしたいのか？これを決める必用があります。
おおむね想定する
会議の種類としては
例えば、「いつ」「何を」「誰が」実行するのか？といったスケジュールまで、合議して決定する必用がある場合、上記分類では３）になります（発散的思考というそうです。対になるのは収束的思考。）。つまり、何かを確定するミーティングの前に、ざっくりと意見交換できるブレストがあり、案件に関する情報共有をおこない、さらに部署に持ち帰って部署内でのディスカッションや共有の上で、案件に関して決定する会議ができると考えました。
収束的思考と拡散的思考の違いとは？
https://asana.com/ja/resources/convergent-vs-divergent
「いつ」「何を」「誰が」実行するのか？というケースでも、草案策定の前に関係者間で１）のブレストをしておけば、そのブレストを元に、草案作成 → ２）のメンバーに共有、この後、会議となれば、３）の決定する会議、で、さらには、関係するメンバーで共有する。多くのケースでは、この1）2）3）のループである事に気づきます。プロジェクトがどのフェーズなのか？これもミーティングの中で意識共有ができるというものです。
会議の種類がきまったら、つぎは、会議内の時間の割り振りを大まかにきめる。意外に思われるかも知れませんが、こういった時間の割り振りを事前に作成して、参加メンバーに共有する事で、参加者としては時間の割り振り感やミーティングの方向感が事前イメージできて、ミーティングがスムーズに進行する確率は高くなります。
会議で陥りがちな
「リンゲルマン効果」について
リンゲルマン効果、なんかだすんごい効果のようですが、簡単には「社会的手抜き」とも呼ばれています。つまり、集団で共同作業を行う際に「自分１人ががんばらなくても・・」と思う、ソレです。思い当たることも多々あるかと思いますが、いわゆる、複数人で作業すると１人で作業するより効率が落ちることを呼んでいます。
リンゲルマン効果より抜粋
共同作業をする人数が増えるごとに各個人の作業の貢献度が低下する現象のことをさす。 この現象はフランスの農学者マクシミリアン・リンゲルマンにより提唱され、グループの規模とプロジェクトに対する個人の貢献度が反比例の関係にあることを示している。
1913年、リンゲルマンがプロセスの損失（パフォーマンスの有効性や効率の低下）とチームの生産性との関係性を研究しているときに、複数人でロープを引くなどの同じ仕事を一緒に行うと、各個人がそれぞれ仕事をした場合の貢献の合計よりも使用した労力が少なくなることに気づいた。
会議やミーティングでは参加者に当事者意識をもつようにファシリテート（会議を進める）すると同時に、参加者をある程度人数を絞って、しかも以下に書きますが、会議ミーティングは最長時間を事前に決めるなど、工夫することで集中した時間にすることができると考えております。
自分が行っていた大学院では発言点を重視していたので、授業中発言しないイコール０点としていました。これくらいの人事評価制度にした方かが良いかもしれません。多くの参加者による多数決って、創造性のある決定はできない、というのも研究結果からでているようですが、これも実感するところではないでしょうか？
たとえば、アップルコンピュータの製品が多数決で決められていたら、クリエイティブ感のある製品ができただろうか？といったことです。自分が在籍していた企業は上場していたとはいえ、まだまだスタートアップに毛が生えたベンチャーと言われる企業でしたので、世の大企業と勝負するには、大企業が踏み込んでこないような領域へのサービスや商品を打ち出していくことが重要な状況で、多数決に意味があるか？です。朝令暮改を非難する人もいたけど、それくらいがスタートアップの基本だと今でも考えています！
「効率的な」という点では、
会議は30分にするくらいの
気持ちも必用です！
例えば、会議の種類１）のブレストの場合、事前に、ファクトシート（事実関係の資料）を参加者に共有して、そのファクトを元に各自で意見を交換するとして、仮にこんな形の進行表を作成してアジェンダ（検討課題や議題表）に記載して事前に共有しておく。
- ファクト内容の確認など：5分
- ファクトに関する意見交換：10分
- 想定されるメリットとデメリットや注意点をだしあう：15分
こんな風にザックリでも、想定する割り振りの時間を共有する事が重要です。ポイントは、事前にメンバーに共有して参加者が目を通しておくことです。特にファクトを認識して意見を用意しておく、さらに、共有の段階で、必要となるメリットデメリットをイメージできればグッドです。
いきなり30分にするのは抵抗がある、という方は45分とかからはじめてみる、というのも一つの方法です。時間内に押し込んでみると意外とイケるとおもいます。
"時間が限られている感"を共有する事で、
会議に対する緊張感が増し、
緊張感は集中力につながる！
想定される見識とアイディアを、どんなロジックで伝えるのか？といった事も事前にイメージしやすくなります。
昨今、Googleドライブなどのクラウドツールを活用すると、事前に共有すればクラウド上でかなりの意見（アイディア）が共有され、会議に参加した時点で、さらに濃厚なブレストができるケースが多いです。
会議中に議事録を、これらドライブに書き込んでいくと、実は会議に参加していないメンバーでも、自分のデスクからドライブにアクセスして、何となく会議の進行感が共有できます。ここに質問や意見を投じる人もでてきて、会議とっては「混乱」なのか「活性化」なのかという事象が発生します。一度、お試しいただくと面白いかと思います。
この時に、クラウドにアップしたファクトシートに、意見（アイディア）を加筆する場合、ファクト（事実関係）と意見を明確にする必用があるので、文字色なのか？書体で、どの部分がファクトであり、意見なのか？を参加者間で、事前に明確にルール化する事を忘れてはいけない。
個人の意見に関しても、やみくもに意見を出すのではなく、ある程度のファクトを踏まえた上で、演繹法でも帰納法でもつかってロジックツリーにする必要があります。
当たり前ですが、実際に会議に、遅刻はしてはいけない。少し前にきて参加者と雑談するくらいがベストです。また、極力、発言しやすい空気にする事も大切である。その為に、あえて参加者間で反対意見などを準備しておく（事前にお願いしておく）というも有効のようです（引用：ハーバード式「超」効率仕事術）。つまり、私の発言に対して事前に準備した反対意見をだすことで、会議は活性化しますし、反対意見の振り幅が大きいほど、私の発言の正当性に票がはいるのです。これ、漫才のボケとツッコミに繋がるものです。
あとは、ファシリテーター（進行係）、議事録係、そして重要なデバイスは、ホワイトボードである。これらを踏まえて、どんな会議にするのか？
ファシリテーターより抜粋
ファシリテーターの姿勢・態度 「共にある」ということ 援助的であること 状況への感受性が豊かであること 先走らないこと 失敗を恐れないこと
1：ブレスト
ファクトを元に、今後、想定される事、今までの経験値で関連する内容、自分のチームに関連が想定される部分の意見や見識、ざっくりでも自分でとらえた情報となぜそう捉えたのか？など、意見を多く出すべきである。
ファクト（事実）と、そこから考えた推察を分けてみると、より有効である。つまり、推察はどのファクトを元に、どの様に推察したのか？これを明確にすることも重要。つまり、ファクトからどのように発想をしたのか、これがチーム間で共有されることが、今後の進行をスムーズにするように考える。
ブレストの場合、特に、ファシリテーターは、発言しやすい雰囲気を大切にして、発言内容をボードに書き込む。発言者は、他人の意見に対して極力否定的な発言を慎む事がポイントである。ホワイトボードの面積に余裕がある場合、参加者でいろいろと書き込んでいくのも良い方法だと思う。発言内容との関係性を可視化するのであれは、ホワイトボードにポストイットを貼っていき、流れに応じて、そのポストイットの位置をかえていくくらいが会議が活性化していると言えます。
議事録は、クラウド（Googleドライブとか）で随時（会議中でも）共有してもよいかも知れない。クラウドなので、参加者だけでなく、関係者がリアルタイムで、会議の内容を確認する事ができて、これ意外と楽しく、Chatworkなどをオンにしておく、もしくはGoogleトライブだと権限があればそのまま追記やコメントできたりするので、リアルタイムで意見や質問点が飛んできたりするのでブレストに採用すべきである。
２：情報共有
事前に、共有すべき内容を参加者に渡しておく。
その資料について、クラウドで共有しつつ随時質問をクラウドでの加筆を受け付ける。そこに担当者が、コメントをさらに加筆する事で、簡単なディスカッションがクラウド上で実現できる。
そうすることで、他のメンバーにも共有すべき内容の濃度がたかまると同時に、担当者としても、他のメンバーのとらえ方や理解にむけた方向感をつかむことができる。そうすれば、実際の会議の際にどんな情報がフックになって理解につながるのか？これがかなり明確であり、ミーティングがよりプラスの方向に向かうのは間違いない。
その内容と共有された回答を、記録して会議終了後に、元の資料に加筆して関係メンバーに共有するのが重要。</p.
３：何かを決定する
特定の事項に関して、過去のブレストで出された「メリット」と「デメリット」についてさらなるファクトを提示して議論する。この場合、議事録係は、メリットデメリットを箇条書きでもよいので明確に記録する。同時に、メリットデメリットのコスト感などの数字があるとグッド。これを元に参加者の多数決をとる。もしくは、この多数決の数字も一緒に、決定すべきテーブル(チーム）と共有する。その際に、ホワイトボードの写真も一緒にヒモづけておくとよい。
さらに、何を、誰が、いつまで実行するのか？このあたりもせっかくの会議で決めてしまった方がよい。その際に、どんな方法で、いつまでに実行するのか？については、当事者に決めさせた方がよい。なんでもそれは「イケア効果」と呼ばれているらしい（引用：ハーバード式「超」効率仕事術）。
イケア効果より抜粋
消費者は部分的にでも自分で作った物を不当に高く評価するという、認知バイアス。組み立て家具大手のイケアに由来する。
2011年の調査によると、被験者は、組み立て済みの同じような家具よりも、自分で組み立てた家具の方に63％多くお金を支払った。
（ 余談 ）
私がブレストなどする際には、意図的に、間違った内容や発言をすることは多々あります。そうすることで、思ったよりメンバーの発言は活発になるのです。
つまり、突っ込みができる、イコール、内容ついて考えているということでもあります。さらに、一度発言して他メンバーの前向きな反応があったりすると、発言する事も楽になっていきます。
また、私の様に上長がミスをする → 思ったよりこのオッサン緩いぞ → 自分達がしっかりしないと、とか、意見しても楽しくやってくれる人なんだ、って思っていただけると、このミーティングはある意味で成功なのです！！
あと、ブレストの際には、軽食やお菓子を用意すると意外と楽しく参加したくなるみたいですね。なるべく話題のお菓子を用意してミーティングの参加が楽しくなってくれるように工夫しました。昨今ですと、UberEats（※）などでランチをデリバリーするのもイベント性があってよさそうです。（※噂では結構到着時間がずれるようです。これは困る）
以上は、効率的なミーティングについてまとめてみました。実際には、ここに「自分ゴト化」の要素がないと、ミーティングの意味がなくなってしまう。上記「イケア効果」は、そういった意味での自分ゴト化に近い。